Hvordan transformeres organisasjonen når kontorendringer virkelig lykkes?
Av Tonje Helvig, Arbeidsplassrådgiver
Hvordan vet vi om nye kontorløsninger fungerer som planlagt? Hos Mellomrom mener vi at evaluering ikke bare handler om å måle resultater, men om å sikre at arbeidsplassen leverer verdi i praksis. Gjennom datadrevne innblikk og konkrete anbefalinger hjelper vi kundene å skape arbeidsmiljøer som varer.
I denne artikkelen utforsker vi hvordan evaluering kan bidra til å måle effekten av kontorprosjekter, og vi deler innsikt fra et vellykket prosjekt hos Arva i Bodø.
Allerede fra start var det tydelig at Arvas eksisterende kontorløsning ikke støttet arbeidsformene som var nødvendige for å skape et velfungerende arbeidsmiljø. Bjørn B. Pedersen, sivilingeniør og områdeansvarlig i Arva forklarer:
"Vi hadde et åpent kontorlandskap, men det var lite tilrettelagt for ulike arbeidsformer. Vi trengte både bedre rom for samhandling og flere muligheter for konsentrert arbeid"
Arbeidskaféen hos Arva Bodø. Se flere bilder fra prosjektet her.
Suksesshistorien om Arva
I 2023 sto Arva overfor utfordringen med å skape et arbeidsmiljø som kunne romme deres voksende stab, uten å utvide arealet. Gjennom et strategisk arbeidsplasskonsept basert på aktivitetsbaserte prinsipper, hjalp Mellomrom Arva med å optimalisere sine arealer til å bli en fleksibel og effektiv arbeidsplass. Spesialdesignede møbler og et sterkt fokus på å bevare eksisterende materialer under ombyggingen understøttet også bærekraftsmål.
For Arva var kartleggingen en avgjørende fase for å forstå hvilke tiltak som faktisk ville gi verdi.
"For å vite hvor vi skal, må vi først forstå hvor vi er. Dette er ikke et sted man bør spare penger, men investerer man her, kan det i lengden vise seg å være den mest kostnadseffektive løsningen," forklarer Pedersen.
Men hvordan vet man om prosjektet faktisk lykkes? For Arva lå svaret i en systematisk evaluering etter innflytting. En grundig 100-dagers evaluering ble gjennomført for å måle ansattes tilfredshet, arbeidsmønstre og bruk av lokalene – sett opp mot både tidligere resultater og bransjestandarder.
Resultatene taler for seg selv
Evalueringen viste tydelige forbedringer i både trivsel og funksjonalitet:
Overordnet tilfredshet med lokalene økte med to poeng, fra 3,8 til 5,9 – som er betydelig høyere enn vår benchmark-data fra norske arbeidsplasser.
Tilretteleggingen for arbeidsformer som telefonsamtaler og teamssamarbeid gikk fra å være under benchmark til å bli vurdert som «svært god».
Ansattes stolthet over å vise fram lokalene til besøkende var blant de høyest rangerte punktene.
Flere ansatte ønsker nå å tilbringe mer tid på kontoret, med hjemmekontorbruken redusert fra 1,6 til 1,3 dager i uken.
I tillegg opplevde ansatte at arbeidsplassen i større grad støttet både individuelle og samarbeidende arbeidsformer.
Et av de mest positive aspektene ved endringen var hvordan det sosiale miljøet i organisasjonen ble forbedret.
"Det sosiale er noe helt annet enn før. Arbeidskafeen har blitt et naturlig møtepunkt hvor både jobbrelaterte og uformelle samtaler skjer daglig," sier Pedersen.
Dette viser at endringene ikke bare førte til et mer funksjonelt arbeidsmiljø, men også styrket kulturen og fellesskapet i organisasjonen.
Et naturlig møtepunkt hos Arva. Se flere bilder fra prosjektet her.
Fra endring til forbedring: Å sikre suksess i kontorprosjekter
Mange organisasjoner investerer betydelige ressurser i nye kontorløsninger, men uten en strukturert evaluering kan verdien av disse investeringene forbli ukjent. Evaluering gir en uvurderlig mulighet til å:
Måle effekt: Dokumentere endringer i tilfredshet, produktivitet og arbeidsmønstre.
Identifisere forbedringsområder: Avdekke utfordringer som kan løses for å forbedre trivsel og funksjonalitet.
Bygge tillit: Demonstrere for ledelsen og medarbeidere at endringene var basert på datainnsikt.
Hos Arva ble evalueringsresultatene brukt aktivt for å gjøre ytterligere forbedringer. Blant annet ble bruken av multirom optimalisert, og reglene for samhandling i ulike rom ble justert for å sikre at løsningene fungerte i praksis.
Møterom med gjennomført fargepalett. Se flere bilder fra prosjektet her.
Evaluering som en investering i fremtiden
En vellykket kontorendring handler ikke bare om selve innflyttingen – det handler om hvordan lokalene fortsetter å støtte organisasjonen over tid.
"Små grep kan forsterke de positive endringene og sikre at løsningene fungerer over tid," understreker Pedersen.
Ved å gjøre evaluering til en fast del av kontorprosjekter, kan organisasjoner bygge en kultur for kontinuerlig forbedring og sikre at investeringene gir maksimal avkastning. Som Arvas erfaring viser, gir en systematisk tilnærming til evaluering de nødvendige dataene for å sikre at arbeidsplassene ikke bare fungerer i dag, men fortsetter å støtte organisasjonens behov i fremtiden.