Kva seier forskninga om heimekontor? Del II: Produktivitet
Av Ane Gjærland, psykolog og forsker i SMAP
I forrige innlegg skreiv eg at bruk av heimekontor er positivt knytt til jobbtrivsel hos dei ansatte. No er det den andre hovedkomponenten i SMAP det handlar om: Produktivitet
Som for jobbtrivsel, finn forskinga at relasjonen mellom bruk av heimekontor og produktivitet er positiv (2). Effekten er større enn for jobbtrivsel, men framleis ikkje særleg stor.
Det interessante er at effekten synest å vere større dersom det er leiaren til den ansatte som vurderer produktiviteten, enn om det er den ansatte sjølv som gjer det (2). Dette kan verke rart – vil det ikkje vere rimelegare om den ansatte prøver å stille heimekontoret i eit meir positivt lys ved å oppgje at han/ho jobbar meir effektivt heime? Det er imidlertid ikkje det forskinga finn. Grunnen til denne forskjellen mellom sjølvrapportert og leiing-rapportert produktivitet er uklar, men forsking finn ofte at det er låg samanheng mellom desse måla, med sjølvrapportert produktivitet ofte mindre presis enn produktiviteten rapportert av andre.
Som for jobbtrivsel, så finn forskinga at produktivitetsbonusen ved å jobbe heimefrå, dels kan forklarast med høgare grad av opplevd autonomi (fridom og kontroll) over eigen arbeidssituasjon (2). Dette er verdt å ta med seg når foretak utformer heimekontor-rutiner for sine ansatte. Leiinga vil naturleg nok ønske å vite om den heimearbeidande gjer jobben sin, men om dette vert kontrollert på ein såkalla autonomihemmande måte – til dømes ved overvåking av datamaskina til den ansatte, og epostar for å sjekke at den ansatte er ved arbeidspulten klokka åtte om morgonen – så kan dette undergrave både trivsels- og produktivitetsbonusen den ansatte får av å jobbe heimefrå, ved å fjerne noko av det som gjorde heimekontor attraktivt i utgangspunktet.
For å oppnå best effekt av bruk av heimekontoret, bør leiinga i staden nytte autonomifremmande kontrollmetodar. Dette kan inkludere å setje ein framdriftsplan i samarbeid med den ansatte, med avtalte tidspunkt for leveransar og anna. Det viktige er at den ansatte føler at han/ho har fått vere med på å utforme kontrollrutinene leiinga bruker – og at leiinga stoler på at den heimearbeidande vil gjere arbeidsoppgåvene sine på ein god måte.
Bruken av heimekontor bør også verte rettferdig innført, slik at alle ansatte føler dei har lik anledning til å nytte heimekontor. Igjen er ein autonomifremmande metode her det beste, slik at ansatte og leiing i samarbeid utfører ei vurdering av korvidt den ansatte med sine arbeidsoppgåver kan ventast å jobbe godt heimefrå. Det er ikkje nødvendigvis slik at alle ansatte vil jobbe like godt heimefrå. Evne til å planlegge og unngå distraksjonar og utsettingar har blitt trekt fram som viktig for produktiv bruk av heimekontor (3).
Det er også best om arbeidsoppgåvene ein utfører i liten grad er avhengig av andre sitt arbeid; dersom arbeidet i stor grad er avhengig av samarbeid og interaksjon med andre, vil heimekontor vere mindre effektivt (3). Individ er vanlegvis klar over kor dei best klarar å gjere jobben sin, og om dei kjem fram til det sjølve, kan det vere lettare å akseptere at det sentrale kontoret er den beste arenaen for dei å jobbe, sjølv om kollegaer nokre dagar i veka nyttar heimekontor.
Oppsummert peiker forskinga mot at bruk av heimekontor for det meste er ein god ting. Bruk av heimekontor er positivt både for jobbtrivselen og produktiviteten. Dette gjer bruk av heimekontor relevant for SMAP. Effekten er ikkje stor, og den er avhengig av at ein del ting skal klaffe, som personlege eigenskapar, type arbeidsoppgåver, og korvidt leiinga nyttar autonomifremmande metodar. Det er også viktig å ha i bakhodet at sidan det meste av forskinga er korrelasjonell, kan vi ikkje vere heilt sikre på om heimekontor faktisk vil verke inn på verken jobbtrivselen eller produktiviteten. Men det er i alle fall liten grunn til å frykte at heimekontor skal ha skadeleg effekt – noko som kan vere greit å vite!
Det fysiske arbeidsmiljøet
Kva betydning har så denne forskinga for utforminga av det fysiske arbeidsmiljøet, som er det SMAP konsentrerar seg om?
For det første, så fører bruk av heimekontor til at færre ansatte er til stades på den sentrale arbeidsplassen. Dette kan skape ei kjensle av at det er «tomt», noko som kan erodere trivselen til dei ansatte som ikkje jobbar heimefrå (4). For å unngå dette, og ta hensyn til dei ikkje-heimearbeidande ansatte, kan ein til dømes tilpasse antal arbeidsplassar til andelen ansatte som til dagleg er til stades, gjerne i kombinasjon med bruk av free seating.
Ei andre utfordring knytt til utforming av den fysiske arbeidsplassen, er sjølve heimekontoret. Korleis bør dette utformast, korleis skal HMS kunne ivaretakast, og kven skal legge ut for teknologiske løysingar? Dette er gjerne det mest utfordrande aspektet ved innføring av heimekontor. Av hensyn til skiljet mellom jobb og fritid er gjerne det viktigaste at heimekontoret er eit eige rom i heimen, med ei dør som kan lukkast. Av hensyn til samarbeid med kollegaer og god utføring av arbeidsoppgåver, er det viktig at teknologien er tilrettelagt.
Med tanke på HMS er det mange potensielle snublehol for arbeidsgivar, og kanskje av den grunn er uformelle heimekontor-avtalar langt meir utbreidd enn dei formelle. Men er uformaliserte avtalar ei god løysing på utfordringa? Kan dette løysast på ein betre måte?
Referansar:
ManpowerGroup (2011). Den grenseløse arbeidsplassen: To dager i uken hjemmefra er passe (Rapport). Lasta ned frå http://www.manpowergroup.no
Gajendran, R. S. & Harrison, D. A. (2007). The good, the bad and the unknown about telecommuting: Meta-analysis of psychological mediators and individual consequences. Journal of Applied Psychology, 92(6), 1524-1541.
Allen, T. D., Golden, T. D. & Shockley, K. M. (2015). How effective is telecommuting? Assessing the status of our scientific findings. Psychological Science in the Public Interest, 16(2), 40-68.
Golden, T. (2007). Co-workers who telework and the impact on those in the office: Understanding the implications of virtual work for co-worker satisfaction and turnover intentions. Human Relations, 60(11), 1641-1667.
*Eg brukar i denne teksten «heimekontor» som om det kun betyr å jobbe heimefrå. I litteraturen er imidlertid heimekontor (eller på engelsk, telecommuting) eit litt vidare omgrep, som omfattar jobbing diverse stadar utanfor den sentrale arbeidsplassen, det vil seie jobbing heime, på reise, på cafe, osb. Jobbing hos kundar er imidlertid ekskludert, og også heimejobbing utført av sjølvstendig næringsdrivande. Funna eg beskriv viser til denne vidare definisjonen av «heimekontor». Men sidan heimekontor i langt dei fleste tilfella betyr å jobbe nettopp heimefrå, er det det eg formulerar teksten kring.