Hvilken type kontorløsning vil folk flest ha?
Av Mari Skogland og Oddvar Skjæveland
Publisert i Arkitektur N 12. jan. 2017
I Arkitektur N 6/2016 publiserer Mari Skogland og Oddvar Skjæveland fra Mellomrom en artikkel med tittelen "Cellekontor, kontorlandskap eller free seating: Hva er best?"
Her presenterer de funn fra forskning på brukerforventninger til kontoret, basert på ca 2000 respondenter i en kvalitativ og en kvantitativ (spørreskjema) studie. De finner blant annet at preferansene ikke ser ut til å være knyttet til den fysiske løsningen alene. Studier har blant annet vist at medarbeidernes forståelse av endring og av kulturelle og organisatoriske strukturer har betydelig innvirkning på hvordan de evaluerer og bruker ulike løsninger.
Legger vi til grunn et organisasjonspsykologisk perspektiv om endringsfrykt og miljøpsykologisk litteratur om stedstilknytning, kan en enkelt testbar hypotese være at den enkelte bruker simpelthen foretrekker den løsningen de har. I den kvalitative delen av studien, fant de følgende:
Når intervjupersonene ble spurt om preferanser for enkeltkontor, åpent landskap eller fleksikontor, foretrakk 76% av hele utvalget den kontorform som de jobbet i da de ble intervjuet. 18% av disse kunne også tenke seg å jobbe i en av de to andre formene for arbeidsplasser, men ønsket helst å beholde nåværende løsning. 88% av de med enkeltkontor i dag, hadde preferanse for dette. 38% av dem kunne også tenke seg fast plass i åpent landskap, hvor majoriteten da hadde jobbet i åpne løsninger tidligere.
Av de som jobbet i fleksikontor, hadde 83% preferanse for dette, mens 34% av dem ønsket eller også kunne tenke seg å ha en fast plass. Kun 4% av de som jobbet i fleksikontor ønsket eller kunne tenke seg å jobbe på et enkeltkontor.
Av de som jobbet i åpne løsninger med fast foretrakk 72% åpne løsninger, og av disse hadde 33% også preferanse for enkeltkontor, mens 16% hadde preferanse for fleksikontor. Dette er imponerende høye tall, med tanke på hvor mange kontorlandskap vi ser med svært dårlige kvaliteter.
Resultatene fra studie 2 (vel 1800 spørreskjema) viser at omtrent halvparten av de som har eget enkeltkontor og omtrent 80 prosent av de som har fast plass i åpen kontorløsning, ønsker det samme i fremtiden. 61 prosent flere av de som har åpne løsninger enn de som har enkeltkontor, vil fortsette med det de har. Majoriteten ønsker med andre ord den løsningen de har, uansett løsning. Av det kan man slutte at endringen fra en løsning til en annen vekker visse motforestillinger, altså endringen i seg selv fremfor den fysiske løsningen i seg selv.
Resultatene fra intervjustudiene viser videre at de som har erfaring med flere ulike arbeidsplassløsninger også har en mer utdypet argumentasjon for fordeler og ulemper med de ulike løsningene. Funnene fra intervjustudien indikerer videre at få uttrykker vilje til å prøve løsninger de ikke har erfaringer med, noe som forsterkes av at argumentasjon for ulemper blir mer fremtredende for løsninger de ikke har erfaring med.
Til tross for slike uttrykte bekymringer kan vi se at tilfredsheten med alle typer kontorløsninger ofte er høy. Tilpasningstiden til nye kontorløsninger blir beskrevet som nokså kort og de fleste opplevde ulemper tenderer til å avta i løpet av de første månedene etter flytting. Samtidig beskriver flertallet at de etter flytting har opplevd nye fordeler de hadde vanskelig for å forestille seg i forkant.
Det største dilemmaet handler om balansen mellom individuelt arbeid og samhandling. Og her kommer et viktig poeng: Funnene indikerer heller at ulike løsninger har fordeler og ulemper på flere og ulike plan. Ulike løsninger kan dermed tenkes å legge til rette for ulike former for samhandling. I utvikling av nye kontorformer vil en grundig analyse av organisasjonens arbeidsprosesser og samhandlingsmønster være viktig.
En generell "one size fits all" løsning er ofte det enkle alternativet, og tilfredsstiller ofte kravet til generalitet og fleksibilitet fra et facility management synspunkt. Ulempen med generalitet for en kompleks organisasjon med ulike enheter og subkulturer, er mangel på spesialtilpasninger og identitetsfølelse. Her er det viktig å differensiere og skape rom for ulikheter i organisasjonen. For arkitektene er det en utfordring å være kreative med å utforme identitetselementer som ikke motvirker generalitet og fleksibilitet.
Kort oppsummert: Preferansen er sterkest for den løsningen man har, eller har erfaringer med - uansett løsning. Kjent løsning og arbeidssituasjon oppleves bedre enn det som er ukjent, og dermed er søkelyset mer på endring enn på de fysiske løsningene i seg selv.
Når det gjelder de fysiske og brukermessige sidene, kan hovedresultatene peke mot at typisk negative sider ved åpne løsninger og fleksikontorer fremstår som løsbare problemer for dem som har opparbeidet seg erfaring med løsningene og dermed er bedre innforstått med hvordan sosial interaksjon kan reguleres. Dette krever at det opparbeides retningslinjer for brukeratferd som er i samsvar med de fysiske løsningene. Utfordringer, spesielt i forhold til støy i åpne landskap, kan dermed underlettes av gode kjøreregler samt av muligheter for å trekke seg tilbake for individuelt arbeid.
Hele nummeret med flere interessante artikler knyttet til "Arbeidsplassen" er verdt å lese for alle som skal planlegge nye kontorløsninger. Bestill nummeret her: https://www.arkitektur.no/arkitektur-n.