Gjerne eget kontor, men det er ikke ditt hver dag
Av Oddvar Skjæveland, Kaia Aarberg og Marit Sofia Størseth
Publisert i DN 10.03.2023
Rom utrustet som enkeltkontor bør være tilgjengelig for dem som har behov for det. Men vi må tenke delingsøkonomi.
Forskerne Ela Sjøli og Nils Brede Moe er bekymret for hva som skjer med nye kontorbygg etter pandemien og all digitalkommunikasjonen, men de aner visst ikke hva som er rett å gjøre i fremtiden (DN 3. mars). Vi har et forslag til løsning.
Sjølie og Moe slår fast at det ikke er bærekraftig med enkeltkontor til alle, heller ikke bra med åpne landskap, at det digitale krever flere kvadratmeter, og at det må bli attraktivt for alle å være på kontoret. Ikke småtteri, altså. De lenker blant annet til våre hjemmesider for å finne belegg.
Vi er enige i nesten alt, men siden vi er pragmatikere som i over 20 år har bidratt til løsninger for titusenvis av arbeidsplasser, kan vi ikke nøye oss med å påpeke problemer. Vi må ha løsningene. Bygg skal bygges, mangeårige leiekontrakter inngås, og arbeidsplasser utformes og brukes. Vi ligger våkne om nettene i bekymring for om vi gir de rette rådene og tegner de rette løsningene, for å skape «tilstedeværelseslyst» hos de ansatte.
Riktige kontorløsninger har betydning for godt liv, helse, mestring og fellesskap.
Vi er ikke pragmatikere på den måten at vi ser bort fra forskning og kunnskaper. Likevel er kunnskaper innsamlet hos dem det gjelder, langt mer anvendelige enn forskningen når det gjelder å skape løsninger. Kartlagte behov og preferanser danner grunnlaget for interiørarkitektene. Det er nettopp de som for alvor omsetter kunnskaper til praksis, i et komplisert samspill av de motstridende hensyn Sjølie og Moe påpeker.
I motsetning til forskerne har vi noen veldig enkle, rykende ferske fakta. Vi gjør for tiden kontinuerlige, nitide registreringer som omfatter tusenvis av ansatte. Resultatene er smått utrolige:
I en stor virksomhet med 600 ansatte og 600 pulter var det i løpet av 80 runder med registrering aldri mer enn 190 pulter i bruk samtidig – alltid minst 410 ledige.
Bortimot alle rundene har under 50 prosent av de ansatte gjennomsnittlig til stede i bygget.
Årsakene er sammensatte, og fraværet skyldes permisjoner, sykefravær, reisefravær, eksterne møter, hjemmekontor, osv.
Vi ser også at dårlige løsninger jager folk til hjemmekontoret, og at ønsket om å komme på kontoret primært påvirkes av tre faktorer: opplevelsen av å føle seg hjemme, tilfredshet med den individuelle arbeidsplassen og tilretteleggingen for kunnskapsdeling.
Så hva gjør man da når både enkeltkontor og landskap av ulike grunner er uforsvarlig, og ansatte dessuten ikke er på kontoret?
Vi har rikelig med dokumentasjon på at enkeltkontorets grunnfunksjon – individuell konsentrasjon og autonomi – er kritisk viktig for den enkelte.
Enkeltkontorets velsignelser må revitaliseres i nye utgaver. Likevel er det en mindre del av tiden der man faktisk har høykonsentrasjonsarbeid, og enkeltkontorets verdi har kommet i form av skjerming for digitale møter. Derfor må det kombineres med løsninger som skaper god, fysisk kommunikasjon og lagfølelse.
Jo mer digitalt arbeid, desto større er behovet for å se andre i rommet.
Enkeltkontorer og åpne hjemmebaser designes derfor i nye og hybride former, med annerledes bruksmåter og i kombinasjon med enkelte nye rom og funksjoner. Vi må simpelthen tenke litt delingsøkonomi også her. Det kan innebære at en del av de ansatte er mobile og velger seg arbeidspult, møterom, enkeltkontor, hjemmekontor og hyttekontor osv., etter vekslende behov.
Vi bagatelliserer ikke ansattes skepsis, for det viser seg at folk har sterke praktiske og emosjonelle bånd til pulten sin. Men vi slår et slag for å erstatte pultmonogami med pultpolygami.
Det bør til enhver tid være tilgjengelig rom utrustet som enkeltkontor for dem som har behov for det. Noen av dem bør det være mulige å reservere ved behov, men en del bør også kunne brukes uten å måtte planlegge arbeidsdagen i detalj.
Fellesskapskontrakten er bare at du rydder og forlater kontoret etter bruk. (Vilkår)