Dårlege kontorløysingar jagar folk til heimekontoret
Av Ane Gjerland, miljøpsykolog og forsker
Det finst mange gode grunnar til å jobbe heimefrå. Dei fleste er einige om at heimekontor er godt egna til å jobbe uforstyrra over tid og fordjupe seg, og for å få kabalen med jobb og fritid til å gå opp. Men det finnest også andre grunnar til å jobbe heimefrå. Grunnar som ikkje handlar om at ein søker seg til heimekontoret – men at ein vil vekk frå basekontoret.
Svært mange føretak slit i dag med lågt fysisk oppmøte. Dette kjem til uttrykk i stusselege, tomme lokale, og kan over tid erodere fagfellesskapa mellom kollegaer. Det finst etter kvart mange gode digitale løysingar for samhandling, men det er likevel langt igjen til vi kan erstatte den spontane utvekslinga som skjer når ein tilfeldigvis treff på ein kollega, eller den uformelle kaffipraten, eller nokon av dei andre små, tilfeldige møta ansikt til ansikt, som kanskje er sjølve fundamentet for gode relasjonar på jobb.
Det vanlege tiltaket for å sikre oppmøte er å setje ned retningslinjer, typisk med ei øvre grense på to dagar heimekontor i veka. Vi ser imidlertid ofte eit gap mellom retningslinjer og praksis, kor folk jobbar meir heimefrå enn kva retningslinjene legg opp til. Så om retningslinjer ikkje er vegen til høgare oppmøte – kva andre alternativ finst?
I kjølvatnet av koronapandemien har vi hos Mellomrom sett eit mønster i kartleggingane våre: tilsette som er misfornøgde med utforminga av basekontoret sitt, har ein klar tendens til å ønske å jobbe meir heimefrå – opp mot ein heil dag meir i veka. Medan dei som er svært godt fornøgde med kontorlokala sine, har eit heller beskjedent ønske om heimekontor.
Generelt fungerer gulrot betre enn pisk. Det er difor ikkje utenkeleg at forbetring av dårlege kontorløysingar er ein betre kur mot labert oppmøte enn kva strenge retningslinjer er. Men kva er det i såfall med kontorløysingane som bør forbetrast?
For å kunne svare på det spørsmålet, har vi undersøkt dei samla dataa våre frå tida etter at pandemien tok slutt. Denne databasen består i skrivande stund av rundt 2500 respondentar frå eit dusin ulike private og offentlege føretak. Databasen er altså ikkje svært stor, men vi meiner den no er tilstrekkeleg til at vi kan begynne å dele tentative funn og samanhengar. Særleg når desse funna kan gje råd i den heller uklare situasjonen som svært mange føretak no står oppe i. Vi understrekar likevel at desse funna er tentative, og ber lesaren ta dei med ei klype salt og sunn fornuft.
I denne databasen har vi funne tre eigenskapar ved basekontoret som heng saman med kor mykje folk ønsker å jobbe heimefrå. Desse er: 1) kjensla av å vere heime, 2) den individuelle arbeidsplassen, og 3) tilrettelegging for kunnskapsdeling.
Kjensla av å vere heime
Ønsket om å vere på kontoret heng tett saman med om ein kjenner seg heime der. Tilsette som føler seg heime på basekontoret, som er fornøgde med lokala og som trivest med å vere der, føretrekk jamt over færre dagar på heimekontor.
For å fremme denne kjensla er estetisk utforming svært viktig. Kontorarbeidsplassar har tradisjonelt blitt utforma på ein måte som er distinkt frå korleis vi utformar heimane våre, men i dag ser vi at stadig fleire eksperimenterer med å viske ut dette skiljet – som for eksempel hos monday.com. Dette handlar om varme fargar, mjuke stoff, sofakrokar med puter, store planter og personlege detaljar, heller enn kvite veggar og minimalisme. Det handlar om tilrettelegging for avslapping, velvere og senka skuldre.
I tillegg til estetisk utforming, har kjensla av å trivest og føle seg heime på jobben mykje med det psykososiale miljøet å gjere. Sentralt her er kjensla av å bli sett og anerkjent som den ein er, og lytta til når ein kjem med innspel. Dette er særleg viktig i endringsprosessar. Om det for eksempel skal innførast nye kontorløysingar, og dei tilsette opplever å bli overkøyrd i prosessen, eller få signal om større påverknadskraft enn kva det viser seg at dei faktisk har, vil det etterlate ein sur bismak. Ein dårleg gjennomført prosess kan slik føre til misnøye med heile det nye kontoret, uansett kor flott og koseleg det reint objektivt måtte vere.
Begge deler må altså vere på plass – både eit godt resultat, og ein god veg til det resultatet.
Den individuelle arbeidsplassen
Uavhengig av om ein har enkeltkontor, deler kontor med ein kollega, sit i eit lite eller større opent landskap: kor tilfreds ein er med sin eigen arbeidsplass, har vesentleg betydning for kor mykje ein ønsker å jobbe heimefrå. Om ein ikkje likar eigen arbeidsplass, og synest det er vanskeleg å gjere ordinære arbeidsoppgåver der, så fristar fort heimekontoret meir.
Ein vanleg grunn til å vere misfornøgd her, er støy. I nesten alle tilfelle handlar dette om stemmestøy frå kollegaer som snakkar. Dette skyldast vanlegvis enten dårleg lydisolering mellom rom, opne landskap med dårleg skjerming eller dårleg akustikk, og/eller dårleg tilrettelegging for at ein enkelt kan trekke seg tilbake for å ta telefonsamtalar, videomøter, og spontane samtalar. For å auke tilfredsheita med dei individuelle arbeidsplassane er altså mykje gjort ved å forebygge støy. Stikkorda her er god skjerming og akustikk.
Det er generelt lettare å lukkast med god skjerming og akustikk dersom ein går for enkeltkontor – men ikkje alltid. «Støyfrustrasjonen» kan vere særleg intens blant tilsette på enkeltkontor med papirtynne veggar, kor ein får ei illusjon av skjerming, men kan høyre alt som foregår i kontora rundt. Enkeltkontor gjer det også vanskeleg å unngå det korridorbaserte uttrykket, og vil ofte gå på bekostning av andre typar areal, som sosiale soner og fellesområde. I tillegg er enkeltkontor lite bærekraftige, då dei vanlegvis praktiserast slik at berre ein person har tilgang til kvart kontor – uavhengig av kor den personen sit ein gitt dag.
Går ein derimot for opne landskap, er det lettare å trø feil med skjerminga og akustikken. Ein god tommelfingerregel er å unngå dei større landskapa – vi anbefaler ei øvre grense på 9 personar i eitt rom. I tillegg må det vere tilstrekkeleg med gode tilbaketrekningsrom. Det bør også vere gjennomtenkte reglar rundt bruk av landskapet, som er avklarte mellom dei tilsette som skal jobbe der. Skal det for eksempel vere greitt å ta digitale møter i landskapet, eller ikkje?
Fritt plassval kan kombinerast med begge kontortypane over, og då vert alle desse hensyna relevante. Mogelegheita til å jobbe mange ulike stader kan imidlertid gjere det enklare å matche krava til arbeidsoppgåvene med riktige omgjevnadar. Kanskje er dette grunnen til at vi i vår unge database finn lågast preferanse for heimekontor i to grupper: blant dei med enkeltkontor, og blant dei med fritt plassval. Tilsette med fast plass i opne landskap ønsker i snitt ein halv dag meir på heimekontor enn begge desse gruppene.
Tilrettelegging for kunnskapsdeling
Kunnskapsdeling er vegleiing av andre, det å spørre andre om råd, og liknande aktivitetar. Når basekontoret legg godt til rette for kunnskapsdeling, ønsker dei tilsette å tilbringe meir tid der – og mindre tid på heimekontoret.
Dette er kanskje det mest interessante funnet i datasettet vårt, for tilrettelegginga for andre former for samhandling er ikkje like avgjerande, og heller ikkje tilrettelegginga for fokusert arbeid, telefonsamtalar, videomøter, eller konfidensielt arbeid. Kanskje betyr dette at kunnskapsdeling er ein arbeidsaktivitet som kun kan gjerast godt frå basekontoret. Det kan også vere at dette er eit meir tilfeldig funn, som vil forsvinne ettersom databasen veks vidare. Dette vil vi følge med på – og oppdatere rundt.
Men slik dataa ser ut no, er god tilrettelegging for kunnskapsdeling noko av det viktigaste basekontoret kan tilby. Og ut frå datasettet handlar dette særleg om to ting: gode smårom og riktige variasjonsmuligheiter.
Smårom er rom med plass til 2-5 personar, kor ein kan trekke seg tilbake for å fokusere eller for å ha møter, vegleiing, spontane samtalar, og anna. Desse romma må både vere godt nok utforma, inkludert tekniske løysingar, og det må vere tilstrekkeleg mange av dei. Sit ein i enkeltkontor, vil ofte enkeltkontoret kunne fungere som eit slikt smårom.
I tillegg er det viktig at kontorlokala har riktige variasjonsmuligheiter – det vil sei at dei tilbyr ulike areal for ulike typar arbeid, heller enn at alt er likt. Når lokala er varierte, vil ein gjerne ha positive grunnar til å flytte på seg iblant, fordi ein ønsker sceneskifte. Dette aukar sjansen for uforutsette møte med kollegaer, med tilhøyrande muligheit for ide- og kunnskapsutveksling.
Oppsummert
Er du ein leiar som grublar på korleis få dine tilsette til å møte opp fysisk på arbeidsplassen? Eller ein tilsett som saknar å sjå kollegaene dine? Vurder om basekontoret ditt kan ha problem på nokre av desse tre områda i dag. Gulrot er alltid betre enn pisk, og ut frå våre data kan forbetring av desse tre områda vere ei god gulrot for å fremme oppmøtet på basekontoret.
Generelt ønsker dei fleste å jobbe der dei finn det enkelt og givande å utføre arbeidsoppgåvene sine. Sørg for at basekontoret er ein slik stad, og mykje er gjort.