Kor mykje er folk eigentleg på kontoret?
Av Sunniva Eriksen Hustoft, arbeidsplassrådgiver
Ei av tenestene me i Mellomrom Arkitekturpsykologi utfører, er å kartlegge den reelle bruken av kontorlokala til våre kundar, noko me kallar ei Monitor-kartlegging. Me tel ikkje berre kor mange som er til stades på kontoret til ein kvar tid; me sjekkar også kor mange som er i kvart rom, og noterer om folk arbeider individuelt, har møte eller er i uformelle samtalar.
Resultata varierer noko frå organisasjon til organisasjon. Samtidig ser me ein klar trend: hjå dei fleste av våre kundar er om lag 50% av dei tilsette fysisk til stades på kontoret. Dette snittet er relativt likt på tvers av sektorar og fagområde, og tar føre seg eit stort mangfald av ulike typar kontortilsette. Det er også lågare enn dei fleste observasjonar me hadde før pandemien. Somme organisasjonar har klart å skape auka tilstadevere igjen etter pandemien, men per i dag er trenden likevel klar: folk er mindre fysisk på kontoret no enn før.
På same tid legg fleire arbeidsgjevarar til rette for heimekontor: Abelia rapporterer at IT-bedrifter i snitt tillet to dagar heimekontor i veka, og 71% av finansbedrifter tillet heimekontor i 2022 vs 8% i 2019. Ein annan faktor som har påverknad på tilstadevere, er grunnfråvær som sjukdom, permisjon, ferie, jobbreiser og arbeid hjå eksterne.
Difor spør me kundane våre: Kan de utnytta kontorlokala på andre måtar enn ved å berre ha ein drøss ordinære arbeidspultar til dei tilsette?
Målet vårt med å utfordre norske organisasjonar på dette, er å finne gode kriterium for utforming og bruk av kontorlokala. Ved å måle kor mange som er på kontoret ein typisk arbeidsdag, og kva rom som er mest i bruk, ser me blant anna om dei tilsette jobbar mest åleine eller saman med andre, om dei har mange eller få møter, og om dei beveger seg mykje i løpet av arbeidsdagen eller ei. Dette meiner me bør påverke korleis organisasjonen utformar kontorlokala sine.
I tillegg må organisasjonen ta andre omsyn, alt etter kva som er viktig for dei. For somme er det viktigaste at alle har «sin» plass på kontoret. Dersom den primære arbeidsplassen til den tilsette blir mykje brukt, kan det vere viktig å prioritere det. Dersom dei tilsette derimot arbeider mykje andre stader enn på pulten sin, kan organisasjonen måtte prioritere annleis.
Fleire arbeidsgjevarar søker i dag etter meir fleksibilitet. Dei vil gje rom for å jobba meir ilag, eller betre plassar for høgkonsentrert arbeid enn eit kontorlandskap vil gi. I tillegg har vekslinga mellom ulike arbeidsformer blitt viktigare. Vi erfarer at å reindyrke rom og soner for ulike arbeidsformer gir større rom for både fleksibilitet og at ulike tilsette føretrekk ulike arbeidsmåtar.
Berekraftsperspektivet er også eit viktig omsyn, både for mange organisasjonar og for samfunnet som heilskap. Delvis tomme kontorlokale gir unaudsynt bruk av materiale og straum, og er ein fysisk plass som kunne blitt brukt til noko anna. For somme er dette eit viktig argument for kor store lokale dei skal ha – og for andre speler berekraft framleis mindre rolle. Uansett kor organisasjonen fell på denne skalaen, vil det vere ein faktor å ta høgd for i utforming av framtidas kontor.
Uavhengig av kundens fokus, er det stor nytte i å ha ei faktisk oversikt. Dei som ikkje kartlegg lokala sine i forkant, får ofte ei utfordring den dagen dei må prioritere. Korleis skal du kunne prioritere fleire møterom når du ikkje veit kor populære møteromma er? Difor legg me i Mellomrom alltid stor vekt på kunnskapsgrunnlaget frå den enkelte organisasjon når me rådgir våre kundar. Tilstadevere på kontoret er éin slik kunnskap. Andre kartleggingar kan komplimentere eller konkretisere funna. Slik får våre kundar kontorlokale best tilpassa akkurat deira behov.
Vil du vite meir? Sjekk ut oversikt over våre tenester her.