Bli sjef i åpent landskap
Av Elisabeth Dalseng
Publisert på DinSide.no 31. mai 2007
Oppdatert 5. sept. 2016
Om en bedrift velger åpent landskap eller lukkede celler, spiller mindre rolle, så lenge de ansatte får være med på prosessen, ifølge arkitekturpsykolog Oddvar Skjæveland.
- Kort fortalt kan en si at kontorceller har alle fordeler for individet, mens åpent landskap er fordelaktig for bedriften, sier arkitekturpsykolog Oddvar Skjæveland til DinSide.no.
Skjæveland har vært engasjert i bygge-, flytte-, og ominnrednings-prosesser i en rekke norske bedrifter, fra NHO og Avinor til NAV og British Petroleum.
Personbil vs buss
Enkeltkontoret har altså, ifølge Skjæveland, alle fordeler for individet.
- Det er akkurat som friheten ved å ha en bil. En kan selv bestemme hvor fort en skal kjøre, hvor høy musikken skal være. Om en skal ha åpen eller lukket takluke...Det er først når en tar hensyn til det kollektive at ulempene kommer frem. For om alle skulle kjørt bil ville det blitt kø, økt forurensning, vanskelig å finne parkeringsplass, et cetera.
Enklere kjøreregler for åpent landskap
Det er også klare profesjonsforskjeller når det gjelder hva som egner seg best av de to kontorløsningene. Noen type jobber bør, rent praktisk, ha egne kontor. For eksempel yrker der konfidensialitet er en viktig del av jobbhverdagen, som advokat, psykolog eller lege. Yrker som krever stillhet og konsentrasjon, som revisor, regnskapsmedarbeider og saksbehandling, er også typiske cellekontor-yrker.
- Cellekontoret er konstruert for saksbehandlere.Jurister og terapeuter "må" ha kontor.
Men ifølge Skjæveland er det faktisk mer en emosjonell greie, enn en funksjonell.
- Det handler mye om å se på seg selv og sin funksjon som viktig, selvstendig, individuell. Hverken psykologer eller jurister er særlig interessert i å se på seg selv som en del av et team, sier Skjæveland, men påpeker at dette selvfølgelig er en forenkling av sannheten.
Motsatt er det i andre yrker, kanskje spesielt kreative, vanlig å aktivt utnytte enklere kommunikasjonsflyt i åpne kontorlandskap. Dette betyr ikke nødvendigvis at åpne landskap i kreative yrker signaliserer likhet. Snarere tvert imot:
- Ta for eksempel arkitekter. Der er man vant til en "høvding", med mange som jobber under, gjerne i opplæring. Tradisjonelt har åpne løsnninger vært vel så mye hierarkisk motivert som teambyggende.
Cellekontoret: fordeler og ulemper
Ifølge Skjæveland har cellekontoret endel åpenbare fordeler.
- Det gir en følelse av kontroll, det beskytter mot forstyrrelser - ja noen tror til og med at det beskytter mot sykdom, sier han.
Det gir mulighet for å sette personlig preg på arbeidsplassen, og ikke minst: Mulighet for fortrolige samtaler og hemmeligheter.
Ulempene med at alle ansatte sitter på separate kontor er klare: Det er dyrere, fordi en trenger større areal, og en går glipp av spontan idéutveksling og det samarbeidet som oppstår naturlig i åpne landskap.
DinSide: Hvilke tiltak kan man iverksette for å bedre kommunikasjonsflyten på en arbeidsplass der man sitter på cellekontor?
- Det aller enkleste en kan gjøre for å åpne opp for kommunikasjon, er å åpne døren. Da signaliserer man at man er tilgjengelig.
Rent fysisk foreslår Skjæveland to ting. Det første er bruk av glass i innredningen, både til vegger og dører, det gir innsyn - men samtidig rom for private samtaler. Det er også viktig å ha rikelig med møterom.
Skal man bygge opp et kontorlandskap som består av cellekontor fra scratch, anbefaler Skjæveland å gruppere cellene rundt ett fellesområde, heller enn å plassere dem på langs. Å plassere fellesfunksjoner som vanndispenser, kaffetrakter eller printer i fellesområdene, er en enkel måte å tilrettelegge for kommunikasjon.
- Det er viktig å kompensere for cellekontorenes isolering med å ha rikelig med sosiale møteplasser, sier Skjæveland.
- Vær obs på de såkalte "reirbyggerne". Prøv å unngå at folk bygger reir, slik at kontorcellene blir private rom.
Åpent landskap: foredeler og ulemper
Åpne kontorlandskap er, som nevnt over, det gunstigste for fellesskapet og bedriften.
- Åpne løsninger virker positivt inn på samspillet i en bedrift. En får følelsen av sosial tilhørighet, og det gir psykologisk stimulans. Både visuell og sanselig, sier Skjæveland.
Likevel er det mange som både frykter og mistrives i åpne landskap. Forstyrrelser. Distraksjoner. Og støy.
- Hvilke tiltak kan man iverksette for å unngå dette?
- Skal man arbeide i åpent kontorlandskap er det viktig å etableregode rutiner og kjøreregler for hvordan man oppfører seg, sier Skjæveland. Det som synes selvfølgelig for noen er ikke nødvendigvis det for andre, så det kan være en klar fordel å ha dem skriftlig, så detaljert som mulig, og at alle blir gjort kjent med dem.
Det er også klare fordeler at alle er med på å utforme disse kjørereglene, at det ikke er et direktiv fra ledelsen, men et resultat av, og gir uttrykk for, de ansattes ønsker.
Rent fysisk er det viktigste tiltaket for trivsel og godt jobbmiljø på arbeidsplasser med åpne landskap å sørge for å installere støydempende tiltak, og å ha nok stillerom og møterom tilgjengelig.
- En må alltid ha stillerom i åpne løsninger. Min anbefaling er at det skal være ett stillerom per fire-fem medarbeidere, sier Skjæveland. - Statoil har en norm på 8 personer per rom. Det er for lite.
Han anbefaler at stillerommene har variert størrelse. - Mange lager for små stillerom. Jeg foretrekker å bruke begrepet "smårom". Disse kan også brukes til samtaler. Når slike prosjekteres, anbefaler jeg 6-10 kvadratmeter per smårom. Det betyr at avhengig av møblering kan det senere omdisponeres til cellekontor, prosjektrom, et cetera, sier Skjæveland.
Nye muligheter?
Vurderer din arbeidsplass å gå over til åpent landskap, representerer det "tredje" tiltaket Skjæveland foreslår nye muligheter for både bedriften og de ansatte.
- En bør prøve å utnytte en slik situasjon til å finne andre og alternative måter å jobbe på.
Skjæveland nevner som eksempel en jobb han gjorde for Bergen Tidende. Etter at de fikk åpne landskap, både økte og endret samarbeidet journalistene imellom. For eksempel: Der en journalist før ville både researchet og skrevet alle artikler alene, deler reporterne gjerne denne jobben mellom seg, og langt flere artikler har flere artikkelforfattere.
Det kan også være en unik måte å få de ulike generasjonene til å samarbeide på. - At den gamle traveren kombinerer sin kunnskap og erfaring med en ung og dynamisk, men uerfaren kollega, er jo en ideell situasjon der de kan dra veksel på hverandre - og det vil fungere bra som korrektiv.
Prosessen er viktigst
Ifølge Skjæveland er imidlertid det aller viktigste i en slik prosess at de ansatte blir hørt. Han ser på de ansatte som sine oppdragsgivere.
- Det jeg lever av og jobber for, er at de som jeg gjør oppdrag for skal bestille og bestemme. Ikke arkitekten eller sjefen.
Han bruker en metodikk der brukerne får en aktiv rolle når jobbarkitekturen skal formes. Alle ansatte skal høres og bli tatt med på råd.
- Det er viktig for de ansatte å føle at de er med på å ha kontroll. Det finnes mange flinke arkitekter som kan levere "verdens beste arkitektur". Men hvis dette oppleves som ren maktutøvelse fra en sjef - eller som fagarroganse fra en arkitekt - er det null verdt.
- Løsningene er så gode som de ansatte tror de er, konkluderer Skjæveland. - Føler de ansatte eierskap, vil de oppfatte det fysiske arbeidsmiljøet positivt.